Objectif : obtenir d’une part l’image numérique du document et d’autre part l’extraction des données utiles.
Le prestataire devra traiter un stock d’environ 110 000 formulaires. La proposition devra faire apparaître les coûts de traitement de ce stock dans un délai de 6 mois et les coûts de traitement pour un délai de 3 mois.
De plus, le prestataire aura à traiter aussi un flux représentant environ 200 000 formulaires par an.
Il existe deux types de modèle de document correspondant au E101 :
Pour les E101 délivrés en application du règlement 1408/71, les documents correspondent en principe à un modèle déterminé composé de plusieurs pages (2 ou 4), soit recto verso, soit recto seulement, agrafées ou séparées, avec une page de garde ou pas qui peut être complété aussi bien en caractères d’imprimerie qu’à la main. Seules les pages utiles, (à l’exception donc des courriers d’accompagnement) sont à numériser, c'est-à-dire celles comportant les cadres 1 à 6 devront être retenues dans le traitement, les tris éventuellement nécessaires étant à effectuer par le prestataire.
Toutefois, les institutions de certains Etats membres ont modifié le modèle type non pas de façon fondamentale mais en simplifiant certains cadres ; par exemple le Luxembourg ne mentionne que l’article utile. La Pologne notamment utilise plusieurs modèles.
Dans le cadre du règlement 883/2004, le modèle de E101 fourni en annexe n’est pas définitif mais les modifications prévisibles sont mineures. Il est donné à titre informatif. La version officielle sera fournie avant la fin d’année 2009. Il est possible que pendant la durée du marché, des nouveaux modèles de documents apparaissent.
Le CLEISS ne s’engage pas à ce que tous les envois comportent le même nombre de formulaires. Ceux-ci arrivent en plus grand nombre en début d’année civile et en septembre.
Le prestataire devra assurer la numérisation des formulaires papier réceptionnés et fournir pour chaque document, un répertoire contenant :
La dénomination des fichiers images devra respecter l’exemple fourni en annexe.
Le prestataire doit assurer la saisie des données manuscrites.
Le prestataire doit nous garantir les contrôles de qualité consistant en particulier en la vérification de l’adéquation entre les documents communiqués et leur reflet.
Les données obtenues par ce procédé, seront injectées dans une base de données relationnelle.
La livraison des formulaires numérisés se fera sur notre serveur ftp.
Le prestataire devra garantir la confidentialité des données traitées en mettant en œuvre en interne des mesures de sécurité.
A partir des formulaires fournis, le prestataire dans son offre devra fournir les fichiers issus de la numérisation de l’ensemble de l’échantillon.
Compte tenu de la nécessité de disposer des données rapidement dans la perspective de contrôles sur des missions souvent courtes, la fréquence d’envoi sera fixée à la semaine, les documents devant être traités dans la semaine qui suivra.
Le jour d’envoi sera le vendredi et le fichier traité devra nous parvenir en retour le vendredi suivant.
Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères suivants :